”leren boekhouden in 1 les”

Inleiding

Om hun handelstransacties te administreren gebruikten Venetiaanse en Genuese kooplieden reeds in de vijftiende eeuw de methode van het dubbel boekhouden, die tot op de dag van vandaag  van toepassing  is gebleven zowel bij het eenmansbedrijf als bij de internationale onderneming.

Het zogenoemde dubbel boekhouden is uitgevonden door de vijftiende-eeuwse wiskundige Luca Pacioli. Hij doceerde aan de universiteit van Florence. Mede daaraan ontleende deze  universiteit haar faam dat zij niet alleen Grieks maar ook boekhouden doceerde, wat de economische bedrijvigheid van de stad zeer bevorderde. Luca Pacioli was bevriend met een andere befaamde inwoner van Florence, Leonardo da Vinci.

Het resultaat van dubbel boekhouden is niet een dubbele boekhouding – om bijvoorbeeld de fiscus om de tuin te leiden – maar een overzichtelijke en controleerbare ordening van alle financiële transacties in een onderneming. Bij boekhouden denken we  op de eerste plaats aan een al dan niet op winst gerichte onderneming. Maar ook in een privéhuishouding is het voeren van een boekhouding  van onmiskenbaar nut.

De balans                             

De balans is de inventaris van de bezittingen en de schulden.\
Onze eerste formule luidt: Bezittingen min Schulden is Vermogen. B – S = V of  B = S + V
Als S > B is  B = S – V, dit betekent: als de schulden groter zijn dan de bezittingen, is het vermogen negatief.

De balans wordt periodiek opgemaakt. Meestal per het einde van het kalenderjaar: per 31 december. Vergelijking van achtereenvolgende balansen laat wel zien of het vermogen is toegenomen of afgenomen, dus of er winst of verlies is gemaakt en hoeveel, maar geeft geen inzicht in de samenstelling van de winst of het verlies:  Daarvoor dient de Winst- en Verliesrekening.

De Winst- en Verliesrekening

Onze tweede formule luidt: Winst is de som van de Opbrengsten min de som van de Kosten.
W = O – K  of K + W = O

Het Systeem

We kunnen de balans en de winst- en verliesrekening in één systeem bij elkaar brengen:

De zijde van de vergelijking vóór het ‘is-gelijk-teken’ noemen we debet , de andere zijde noemen we credit.   Elk onderdeel van de debet- of de creditzijde heeft op zijn beurt weer een debet en een credit zijde. Hieruit volgt dat de som van de debetzijden gelijk moet zijn aan de som van de credit zijden.  Zodat in het boekhoudsysteem als geheel geldt: Debet = Credit. De categorieën Bezittingen, Schulden, Kosten en Opbrengsten worden naar de behoeften van de onderneming in onderdelen opgesplitst.  Elk onderdeel noemen we een rekening.

De hoofdregel

Uit de  voor ons systeem als geheel geldende regel dat Debet = Credit volgt dat elke transactie  moet worden geboekt op twee plaatsen:  op de plaats van zijn oorsprong – Credit –  én op de plaats van zijn bestemming – Debet.

Bij wijze van voorbeeld: Een ondernemer koopt een auto. Hij boekt het bedrag van de aankoopprijs van de auto Credit – oorsprong – op de rekening Crediteuren  en Debet – bestemming – op de rekening Bedrijfsmiddelen. Onze ondernemer voert een opdracht van een klant uit en  brengt zijn klant   E 500 in rekening, die hem contant betaald wordt. Hij boekt E.500 Credit – oorsprong – op de rekening  Opbrengsten en E.500 Debet – bestemming – op de rekening Kas.  Na enige tijd betaalt hij de autohandelaar en boekt de betaling Credit op de rekening Kas en Debet op de rekening crediteuren.

De Kolommenbalans

U herinnert u dat we de Winst- en Verliesrekening hebben ingevoerd om aan het einde van het jaar de mutatie die het vermogen van de onderneming heeft ondergaan te kunnen analyseren. We beginnen dus met de beginbalans, noteren vervolgens de mutaties die het vermogen op de verschillende rekeningen heeft ondergaan en vinden vervolgens de saldibalans.

Het voorgaande toepassend ziet ons systeem  er als volgt uit:

Aan de hand van de saldibalans worden de definitieve balans en de winst- en verliesrekening opgemaakt.

De praktijk

In ons digitale tijdperk is het boekhoudhandwerk hoofdzakelijk het in  ons systeem invoeren van de individuele,afzonderlijke financiële transacties. En zelfs daarvoor zijn meestal slechts enkele muisklikken voldoende als we gebruik maken van het zogenaamde telebankieren. Het hoofdzakelijke wat we hoeven te doen is de gegevens van de bank te downloaden en de gedownloade transacties te voorzien van het betreffende rekeningnummer. De rest doet het boekhoud(computer)programma. Zelfs debet en credit ontleent het programma aan de gedownloade data.

Een boekhoudmodel in Excel

In het voorgaande hebt u de ‘noten’ geleerd. Binnenkort vind u hier een proefmodel in Exel om het ‘spelen’ te oefenen.

Vragen en opmerkingen graag naar Timo Harmsen.

Laatste update 19 december 2012.